Hackathon Management System: вся инфраструктура для онлайн-хакатона в одном плагине

Команда Теплицы социальных технологий представляет новый WordPress плагин для организации онлайн-мероприятий – Hackathon Management System (HMS). С его помощью на базе обычного сайта на WordPress можно создать безопасное пространство общения для участников, организаторов и жюри хакатона.

Организация онлайн-хакатона требует хорошей подготовки и постоянной коммуникации с участниками, менторами, членами жюри. Важно разработать четкое расписание и обеспечить слаженную командную работу. Организаторы должны получить и обработать все заявки на участие в хакатоне, помочь сформировать команды. Участники должны знать состав своей команды, а также время, оставшееся до финала (или промежуточного чекпоинта). Наставники должны помогать командам двигаться к цели, а члены жюри должны видеть результаты работы команд. Все эти возможности предоставляет плагин HMS.

Теплица организует хакатоны с 2012-го года. С самого начала своей деятельности, Теплица организовала более 40 таких мероприятий, как оффлайн-, так и онлайн. Пандемия 2020-2021 гг. привела к тому, что все больше мероприятий проводятся удалённо. Используя свой многолетний опыт Теплица спроектировала такую систему, которая пользуется сама. Мало того, HMS подойдёт не только для хакатонов, но и для организации небольших онлайн-мастерских.

Основные функции плагина:

Форма регистрации. В настройках плагина по умолчанию создана форма для регистрации участников на хакатон, администраторы могут редактировать форму или добавить новую (например, для регистрации жюри и наставников).

Стартовая и финальная презентации. Также по умолчанию доступны формы для стартовой презентации (с ее помощью участники расскажут о своём проекте и планах на хакатон) и для финальной презентации (что получилось в результате хакатона).

Чекпоинт. Организаторы также могут создать форму для промежуточных результатов, чтобы наставники могли следить за ходом работы команд.

Настройки мероприятия. В настройках мероприятия организаторы могут добавить описание, контакты для связи, все дедлайны (включая промежуточные), а также загрузить логотип хакатона и поменять тексты уведомлений.

Заявки. Все заявки на участие в хакатоне обрабатываются в специальном разделе для организаторов, для удобства у заявок есть статусы (принята/в обработке/одобрена/отклонена).

Роли. В плагине предусмотрены три роли (помимо организаторов – админов сайта): участники, наставники и жюри.

Комментарии к чекпойнтам и почтовые уведомления: к каждой презентации хакатона (стартовая, чекпоинт, финальная) могут оставлять комментарии наставники и участники команды. Уведомления о комментариях приходят на почту.

Дашборд. На главной странице видны дедлайны, контакты, и материалы хакатона.

(для организаторов) Экспорт данных после мероприятия. Организаторы могут выгрузить в csv-файл все заявки на участие и все материалы для отчётности после мероприятия.

Как установить плагин

Плагин доступен в репозитории WordPress, это свободное и бесплатное программное обеспечение. Нужен только сайт на WordPress без каких-либо специальных настроек. Все данные мероприятия (регистрации, проекты) хранятся только на вашем сайте и никуда не передаются.

Для установки перейдите в раздел “Плагины”, наберите в поиске hackathon, установите и активируйте плагин.

Как настроить параметры вашего мероприятия

1. Перейдите в раздел “Настройки”, задайте следующие параметры

• Описание и логотип мероприятия
• Дедлайны (в том числе промежуточные)
• Размер и количество команд, а также тексты уведомлений

2. Проверьте и отредактируйте формы, как публичные (для регистрации), так и внутрисистемные (для загрузки стартовой и финальной презентаций, а также чекпойнтов).

3. Готово! Можно публиковать анонс мероприятия и обрабатывать заявки на участие.

Во время мероприятия

Что видят участники: дашборд с данными о хакатоне (название, описание, дедлайны, контакты организаторов), а также свою команду, материалы команды и комментарии к ним.

Что видят наставники: дашборд с данными о хакатоне (название, описание, дедлайны, контакты организаторов), а также все команды, участников и материалы команд, в которых они состоят. Наставники могут присоединяться к любым командам.

Что видят члены жюри: дашборд с данными о хакатоне (название, описание, дедлайны, контакты организаторов), а также проекты (стартовые презентации) и материалы (чекпойнты, финальные презентации) всех команд.

Что видят организаторы: все заявки на участие, все команды, все материалы, все комментарии к материалам, настройки мероприятия. Во время и после мероприятия организаторы могут скачать заявки и материалы в виде csv-файла.

Контакты для вопросов и обратной связи о плагине: [email protected]