Любые внутренние корпоративные коммуникации в современной компании, как правило, неотделимы от высоких технологий. Корпоративная ИТ-экосистема «Тройки Диалог» — не исключение, однако здесь специалистам компании удалось с помощью ИТ реализовать логичные, органичные и существенно ускоряющие работу механизмы корпоративных коммуникаций. Подобное бережное отношение к ресурсам компании — настоящий пример «корпоративной экологии».

В момент, когда экономический кризис был в самом разгаре, в инвестиционной компании «Тройка Диалог» пришли к мнению, что организация должна стремиться к максимально прозрачным и удобным для всех участников процесса внутренним коммуникациям — особенно в условиях сложной финансовой ситуации. На тот момент в компании уже использовались различные решения для оптимизации бизнеспроцессов, но, поскольку технологии не стоят на месте, использование новых подходов и продуктов могло бы значительно расширить возможности сотрудников. Масштабный бизнес «Тройки Диалог» — на данный момент компания насчитывает 23 офиса, в которых работают более 1100 сотрудников, — обязывает компанию постоянно находить новые возможности обеспечения максимальной производительности каждого работника организации.

Руководство инвестиционной компании «Тройка Диалог» комплексно подошло к внедрению нового решения, которое бы повысило эффективность коммуникаций и деловых процессов в организации. Необходимо было решить задачу обновления интранет-портала, создать портал для совместной работы и платформу для автоматизации бизнес-процессов, а также интегрировать в эту систему как классические корпоративные средства — электронную почту, офисные приложения, — так и мультимедийные коммуникационные платформы. «Основная задача корпоративной ИТ-экосистемы — повышение продуктивности труда сотрудников, — говорит Константин Круглов, директор по развитию новых технологий «Тройки Диалог». – Достичь этого можно разными способами: как вертикальными решениями, которые автоматизируют конкретные участки бизнеса, так и горизонтальными, которые оптимизируют внутренние процессы взаимодействия, объединяют сотрудников, дают возможность простой коммуникации между коллегами, эффективной совместной работы, повышают прозрачность процессов». Как считает Константин Круглов, экономия времени каждого сотрудника на, казалось бы, незначительных ежедневных задачах — таких, как ввод данных или поиск информации — в пересчете на всю компанию позволяет добиться существенных положительных показателей.

Важно отметить, что компания не ставила перед собой задачи решить вопрос радикально — методом замены одной системы на другую. Подход «Тройки Диалог» в некотором роде показателен: конечной целью разработки ИТ-экосистемы компании было создание такого решения, которое сотрудники начали бы использовать добровольно.

При выборе решения одним из важных факторов была функциональная полнота и целостность систем. Чем меньшее количество различных систем и продуктов от разных производителей используется в решении, тем меньше сложностей с внедрением, интеграцией и последующей поддержкой испытывает компания. На основании анализа доступных на рынке решений было принято решение о создании корпоративной ИТ-экосистемы на базе продуктов Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server 2007, Exchange Server, Office Communication Server. Системы были усилены продуктом Nintex Workflow и модулями собственной разработки.

Внедрение новой экосистемы компании пришлось на самый разгар кризиса. Большой объем задач, стоявших перед руководством «Тройки Диалог», в обычное время можно было бы решить более традиционным методом — путем найма внешних подрядчиков — но в условиях ограниченных ресурсов было необходимо придумать новый путь. Стоит отметить, что работать с системой стало возможно уже через 5 месяцев после начала внедрения — в апреле 2009 года.

Ключевой момент во внедрении любой информационной системы, так или иначе взаимодействующей с процессами компании, — это гибкость настройки под нужды компании. Не секрет, что ИТ-департаменты крупных компаний, где бизнес-процессы полностью регулируются при помощи технологического решения, зачастую оказываются буквально погребены под количеством небольших запросов от отделов и департаментов. Сотрудникам, как правило, часто требуется автоматизировать тот или иной небольшой процесс, а поскольку для выполнения такой задачи требуются нетривиальные знания в силу закрытости и сложности решения — отдел может месяцами ожидать выполнения своего запроса, теряя человеко-часы, а значит, и деньги компании. По словам Константина Круглова, этого вполне можно избежать, сделав корпоративное решение открытым и простым настолько, чтобы даже сотрудники, не обладающие особыми техническими навыками, смогли самостоятельно создать автоматизированный модуль, упрощающий работу. «В корпоративной ИТ-экосистеме «Тройки Диалог» для автоматизации несложного процесса не надо даже писать на каком-либо языке программирования — достаточно нарисовать схему процесса, указать его участников и последовательность действий.. Таким образом, многочисленные типовые задачи решаются просто, экономится время и повышается эффективность сотрудников». В частности, Константин Круглов отмечает, что сроки создания приложений по автоматизации деловых процессов стали короче в среднем в четыре раза, а затраты на разработку сократились в 15 раз.

Процесс согласования платежей — один из примеров оптимизации работы сотрудников «Тройки Диалог». До внедрения единой ИТ-экосистемы на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 коммуникация относительно всех вопросов, касавшихся платежей, производилась с помощью электронной почты и телефона. Ввиду отсутствия единого прозрачного для всех участников процесса нередки были случаи, когда процесс согласования простаивал или занимал слишком много времени. Отследить историю согласования какого-либо конкретного платежа также было достаточно сложно. В среднем процесс согласования одного платежа занимал 4-5 дней. После перевода процесса на новую платформу компании согласование платежа занимает в несколько раз меньше времени. Это достигается за счет полной прозрачности происходящего: инициатор процесса может всегда увидеть, где именно находится процесс, а все коммуникации, касающиеся какой-либо конкретной заявки, происходят непосредственно в контексте той же формы согласования, что позволяет даже лицу, не знакомому с историей вопроса, быстро вникнуть в историю вопроса спустя любое время после прохождения платежа.

В ИТ-экосистеме на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 «Тройка Диалог» также применяет технологию шаблонов «рабочих областей»: созданным однажды шаблоном могут пользоваться сотрудники многих департаментов компании, что позволяет централизованно внедрять лучшие практики и единые подходы во всей компании. Кроме того, работники компании могут создавать собственные рабочие области, удобные именно им. В случае, если рабочая область подлежит публикации для всеобщего доступа, ее содержание проходит согласование со службой безопасности.

В «Тройке Диалог» провели подсчет эффективности внедрения: по самым скромным подсчетам, экономия на разработке приложений по автоматизации деловых процессов составит около 2 млн долларов в первый год эксплуатации системы — и это не считая значительного увеличения скорости бизнеспроцессов, сокращения расходов на техническую поддержку и общего повышения эффективности работы.

Текст: Светлана Ханинаева

Экология и технологии