06 февраля 2013, 14:57 / Менеджмент

Американцы увлеклись компьютерными "игрушками" для повышения производительности труда

По мнению экспертов, новая мода мешает рабочему процессу Сью Шелленбергер Photoxpress

Четыре группы мышц

Прежде чем заниматься повышением личной эффективности при помощи электронных инструментов, нужно понять свои слабые стороны. Большинство новых технологий облегчают работу по четырем направлениям: сбор заданий и проектов из всех файлов, электронных календарей и электронных записных книжек в единый список; составление плана действий с описанием желаемого результата от каждого последующего шага; деление материала по категориям; выработка привычки часто проверять электронный дневник и обновлять планы и списки обязательных для выполнения дел.

Электронные продукты по повышению производительности труда «буквально заполонили прилавки магазинов». «Их так много, что в них трудно разобраться», — жалуется Уитсон Гордон, главный редактор сайта на тему использования технологий для повышения личной продуктивности Lifehacker в Лос-Анджелесе.

Многие выбирают приложения и программы, которые не подходят к их стилю работы и образу мыслей. Или же хватаются то за одну компьютерную программу, то за другую и только зря тратят время и силы. Мало кто задумывается, какой электронный помощник ему на самом деле нужен. Большинство выбирают «по принципу новизны и громкости», рассказывает Дэвид Аллен, эксперт по производительности труда из Оджая (штат Калифорния), книга которого «Как разобраться с делами» (Getting Things Done) разошлась тиражом 1,6 млн в англоязычной версии издания.

Некоторые приложения и программы «настолько сложны, что воспользоваться ими могут разве что люди, хорошо разбирающиеся в технике». «80% пользователей на это не способны», — замечает Лора Стэк, тренер и автор книг по производительности труда из Денвера.

В 2012 г. сайт Lifehacker опросил 2032 пользователя и выяснил, что наиболее популярен метод повышения личной продуктивности Getting Things Done, описанный Алленом в книге. Среди популярных методик также Pomodoro Technique (учит пользователей сосредотачиваться на заданиях в течение 25 минут), Action Method (программа по управлению проектами и задачами, разработанная на базе интернет-платформы для творческих людей Behance в Нью-Йорке) и метод Kanban, который делит задания из разных проектов на три категории («то, что надо сделать сейчас», «следующий шаг» и «только что завершенное задание»).

Многие пользователи смешивают методики и вырабатывают собственный, гибридный, метод. Но это отдельная работа. Например, Лайза Хинди, автор, редактор и основатель сайта CatholicMom.com, использует некоторые принципы Getting Things Done. Из этой методики она взяла разбивку проектов на отдельные шаги. У нее в компьютере несколько календарей Google с кодами разных цветов. Кроме того, женщина пользуется программой Evernote, куда записывает свои дела и сортирует их в нужном порядке. Помимо этого она пользуется еще четырьмя приложениями для составления списков обязательных дел. «Едва ты вникаешь в способ использования одного приложения, как тебе уже предлагают новую программу. Моментально включается инстинкт охотника. Ты бежишь, чтобы ее приобрести», — рассказывает Хинди, которая живет в г. Фресно (штат Калифорния).

Между тем новые электронные «игрушки» подходят далеко не всем. Многим тяжело обходиться без обычной бумаги, говорит Стэк. Ведь ручка и бумага помогают нам более четко выстраивать мысли. Есть также люди, у которых болит голова от чтения с экрана компьютера. Или их пальцы неуклюжи, чтобы постоянно печатать на смартфоне, продолжает эксперт.

К примеру, Джексон Миллер, владелец бизнеса из Нэшвилла (штат Теннесси), не любит программы, где нужно помечать в зависимости от категории проекта каждое электронное письмо, телефонный звонок или задание. «Терпеть их не могу», — признается он. Он также избегает интернет-приложений. «Когда открываешь окно браузера, то видишь перед собой 35 таблиц, где расписано, что ты должен сделать. У меня глаза разбегаются», — рассказывает мужчина.

Некоторым нравится постоянно искать и бесконечно совершенствовать методы организации собственной работы. Так, Даниела Болзманн, менеджер по маркетингу молодой чикагской компании по доставке товаров WeDeliver, поменяла уже 40 приложений с тех пор, как в 2010 г. закончила колледж и начала работать. Она отказывается от одного приложения за другим, потому что ей сложно синхронизировать их с другими девайсами. Одни слишком сложны для простого пользователя, в другие трудно вводить информацию о стоящих перед тобой задачах. У третьих уродливый дизайн. «Я не буду пользоваться некрасивой вещью», — говорит Болзманн.

Для того чтобы повысить личную эффективность, нужно в большинстве случаев отказаться от дурных привычек, например написания ответа на любое полученное электронное письмо. «Многие вынуждены делать над собой усилие, чтобы не настрочить быстро ответное письмо», — говорит Стэк. Исследование, проведенное в 2012 г. McKinsey & Co, показало: управленцы и специалисты тратят 28% своего рабочего времени в неделю на написание электронных писем.

Роберт Брокэмп, специалист по финансовому планированию компании Motley Fool в Александрии (штат Виргиния), перепробовал несколько методик повышения производительности труда, прежде чем остановился на использовании принципов Getting Things Done. А еще он научился вытаскивать себя из постели в шесть утра, чтобы прочитать список дел и составить план действий на день. Он заводит на компьютере таймер на 25 минут и посвящает это время составлению списка. В офисе он еще раз прорабатывает эти навыки с наставником. Последний учит Брокэмпа получать удовольствие от небольших ежедневных достижений и штрафует его каждый раз на $10, если тот не выполнил за день две трети дел из намеченного списка.

Эти меры помогли Брокэмпу усвоить главный урок: для того чтобы повысить личную эффективность, необязательно искать лучшую компьютерную программу на эту тему. «В конечном счете все сводится к умению управлять собой», — говорит Брокэмп.

WSJ, 29.01.2013, Мария Подцероб

Эта публикация основана на статье «Впали в планирование» из газеты «Ведомости» от 06.02.2013, №18 (3280).