Зачем НКО использовать методологию управления проектами Scrum в своей работе

Какие принципы метода управления проектами Scrum стоит внедрить в работу некоммерческой организации? Как с его помощью укрепить мотивацию сотрудников, избежать депрессии и ускорить процесс запуска проекта? В этих вопросах замредактора Теплицы Наталье Барановой помогали разбираться эксперты, которые работают по методологии scrum. Руководитель помощи направления НКО Теплицы социальных технологий Анна Ладошкина, специалист в области коммуникации, сооснователь «Бременских консультантов» Андрей Мисюрев и руководитель R&D в инновационной лаборатории Ak Bars Digital Technologies Ярослав Шуваев поделились своими рекомендациями и рассказали, как они видят использование scrum для НКО.

Хоть метод scrum был позаимствован из it-сферы, сейчас его применяют в организациях различной направленности. Спринты (работа короткими циклами), дробление одной большой команды на несколько, пользовательские истории, составление бэклога (списка требований), ретроспективное совещание – внедрение этих инструментов поможет извлечь максимум пользы от управления любым проектом.

Еще по теме: Scrum в деталях

Что дает scrum: мотивация и быстрый результат

1. Принцип междисциплинарной команды. Scrum помогает прийти к результату гораздо быстрее, чем традиционные методы. Это происходит благодаря нескольким небольшим гибким командам (от 3 до 9 человек).

По словам веб-дизайнера Анны Ладошкиной, команда в scrum формируется по компетенциям, а не по должностям. «В команду может входить директор организации, но внутри он не директор, а человек, обладающий такими-то компетенциями. Неважно, какая должность у человека, главное, что он умеет», – говорит эксперт. К примеру, если НКО решила разработать сайт, основным двигателем должны стать люди, которые будут непосредственно заниматься его разработкой и поддержкой.

«Важно, что сотрудники несут командную ответственность, а не индивидуальный результат. Участники команд социально выравниваются внутри, ощутима групповая динамика». Ярослав Шуваев.

2. Принцип концентрации на единой цели. Сотрудники НКО зачастую могут быть подвержены профессиональному выгоранию. «Именно осознанная командная работа, направленная на общее дело, поможет им справляться с трудностями и черпать силы друг в друге», – считает Анна Ладошкина.

И если в организации есть проблемы с мотивировкой сотрудников, нужно попробовать внедрить методы scrum. С их помощью к формальным делам можно относиться с осмысленной рефлексией.

«От авторитарных вещей придется отказаться. Тогда люди раскроют свой творческий потенциал. Но в основе – разделение общих ценностей. Руководитель должен не спускать задачи, а создавать среду, в которой ценности организации станут самой важной мотивировкой». Анна Ладошкина

3. Принцип быстрой работы спринтами. Работа небольшими циклами (от 1 до 2 недель) помогает команде создать готовый продукт за короткий срок и тут же протестировать его. По мнению Ярослава Шуваева, генерация идей в спринтах и проверка результатов открывают много нового для всей команды. Особенно важно собирать пользовательские истории (User Story): описывать, как функциональность вашего продукта поможет пользователю.

Но, по словам Анны Ладошкиной, проблема может заключаться в недостаточных компетенциях руководителя организации.

«Часто в НКО руководитель не может делегировать коллегам задачу, потому что не знает, как оценить результат. И на этом внедрение scrum сыплется. Если же руководитель с этим справится – все работает. А если не может, то надо учиться. Это важная компетенция: контроль по результату, а не по количеству мероприятий за год». Анна Ладошкина

4. Принцип постоянного самоулучшения. Scrum не предлагает команде строго следовать по плану, наоборот, нужно менять приоритеты и вносить изменения в рабочий процесс.

«После каждого спринта и на ежедневных планерках команда понимает, что было не так и что можно улучшить, каждый отвечает на вопрос, что повлияло на внутреннюю удовлетворенность. За счет этого процесс улучшается», – объяснил пользу Ярослав Шуваев.

Внедряйте привычки

А вот по мнению специалиста в области коммуникации Андрея Мисюрева, весь фреймворк scrum целиком внедрять не нужно. НКО достаточно использовать несколько инструментов, которые станут привычками для всей команды. Они должны работать на энтузиазме и самодисциплине сотрудников. Но для начала от привычек нужно увидеть пользу.

Еще по теме: Как управлять проектом с помощью методов Agile, Scrum и Kanban.

1. Планерка. Ключевой привычкой должно стать проведение ежедневной планерки по 15 минут. На ней сотрудники отвечают на три вопроса: что сделал вчера для проекта, что будет делать сегодня, с какими трудностями столкнулся. По мнению Андрея Мисюрева, это хороший способ выявить провалы. Но если к планеркам подходить формально, ничего не выйдет. Анна Ладошкина напомнила, что смысл их проведения в том, чтобы участники знали, что происходит у всей команды.

2. Карточки и стикеры. Удачная техника, чтобы визуализировать рабочий процесс. Она взята из гибкой методологии kanban. Понадобятся флипчарт и стикеры, на которых нужно написать суть задачи. Затем разделить доску на столбцы для этапов работы. Из левого столбца по мере выполнения задачи стикеры будут перемещаться вправо до столбца «завершено».

3. Беклог – список задач, которые команда прописала и должна выполнить за срок спринта. Список создает сама команда, расставляя приоритеты и оценивая свои силы. Через неделю к этому списку стоит вернуться, снова пересмотреть приоритеты и провести анализ работы.