Неизбежный аврал: бороться или смириться

Будни сотрудника некоммерческой организации – это письма, встречи, задачи. Как только заканчивается один проект, начинается что-то новое. Можно ли не утонуть в потоке дел и как справиться с авралом, если его не удается избежать, Теплице рассказали представители НКО и социальные предприниматели.

Не держите информацию в голове

Если информацию не записывать, очень быстро вы забудете о какой-нибудь задаче или важном деле. Хранить информацию можно в бумажном ежедневнике или пользоваться электронными сервисами. Главное, не держите все задачи в голове. Екатерина Добромыслова, основатель сервиса для вывоза отсортированного мусора «ЭкоТакси», советует пользоваться сервисом Trello.

«Я человек, который любит все контролировать. Мне важно, чтобы моя команда видела, какие у нас есть задачи, ресурсы и сроки. Все это можно отслеживать с помощью Trello. Сервис также позволяет сохранять контент и передавать задания коллегам». Екатерина Добромыслова

Она также рекомендует воспользоваться приложениями и сервисами для ведения клиентских баз. CRM-системы, такие как Bitrix24 или amoCRM, помогают НКО собирать данные, отслеживать и анализировать пожертвования. Сервис также позволяет настроить рассылки, автоматизировать общение с донорами и избежать ошибок, которые случаются при работе в ручном режиме.

Еще по теме: Зачем благотворительному фонду CRM-система, и какую из них выбрать

Не хватайтесь за все возможности сразу

Один из основных способов избежать аврала – брать на себя посильную нагрузку. Не пытайтесь участвовать во всех грантах и конкурсах. Когда команда берется за все сразу, не получается сосредоточиться на отдельных задачах, и в итоге не получается ничего. Здраво оцените свои возможности и ресурсы, распланируйте нагрузку, поставьте сроки и действуйте постепенно.

«Осознанность – это не только про практики и медитации. Когда я стала заниматься социальными проектами, хотелось помочь сразу всем. И было очень сложно отказывать. Но разорваться невозможно. Научитесь себя останавливать. Это сложно сделать таким людям, как я, которым нравится помогать, но нужно учиться соблюдать баланс, заземляться». Екатерина Добромыслова

Такого же принципа в работе придерживается Любовь Ермолаева, основательница магазина товаров от социальных предпринимателей BuySocial. «Иногда мы сознательно работаем по ночам, потому что берем большие заказы, которые надо собрать в короткий срок. Наши товары делают люди с инвалидностью и люди из других социально не защищенных групп, которым очень нужны деньги. Поэтому мы стараемся ухватиться за каждую возможность им помочь, но все-таки важно соизмерять свои силы. Если ты понимаешь, что можешь выгореть, не стоить браться за слишком амбициозную задачу», – объясняет она.

Не забывайте отдыхать

Для активной работы всем нужны ресурсы. Истощение наступит очень быстро, если вы не будете отдыхать. К режиму дня должен быть правильный подход. Помните, помочь другим и справиться с большим объемом задач может лишь человек, у которого на это есть силы.

Григорий Сергеев, председатель добровольческого поисково-спасательного отряда «Лиза Алерт», уверен, что работать можно без всего, кроме сна. «Аврал – это режим, в котором мы живем. Во время грибного сезона, когда люди пропадают каждый день, сна не хватает абсолютно всем добровольцам. Но в остальные периоды наша задача – соблюдать разумный режим отдыха. Сон – это валюта и ценность внутри отряда», делится опытом Григорий.

Не будьте слишком формальными

Грамотное планирование помогает избежать авралов. Но не делайте рабочие инструкции формальными, предупреждает Елена Шамраева, соучредитель инклюзивного проекта Everland. Вы можете просто закопаться в правилах и больше уделять времени их соблюдению, чем самой работе. Излишняя формализация также мешает работе. Регламенты должны быть написаны простым языком, согласованы со всеми сотрудниками, а хранить их лучше в «облаке».

Основатели Everland Елена Шамраева и Игорь Новиков пришли в социальное предпринимательство из крупных компаний. При этом большая часть команды Everland – это работники с инвалидностью, которых проект обучает и трудоустраивает к себе. У них нет корпоративного опыта работы.

«Когда проект только запускался, я думала, что мы возьмем наш опыт в бизнесе и создадим на его основе правила. И этот путь оказался ошибочным. Мы не учли, что ребята с инвалидностью не знают некоторых вещей. Не нужно снимать кальку с чужих правил, постарайтесь быть гибкими. Лучше не придумывать, а сесть и описать те правила, которые уже сложились в вашей организации и хорошо работают». Елена Шамраева

Смиритесь и постарайтесь подготовиться

Да, иногда аврала просто не избежать. Например, вы точно знаете, что подготовка к крупному мероприятию потребует почти круглосуточного присутствия на работе. В таких ситуациях остается только смириться и хорошо подготовиться к сложному периоду в работе.

«Основной наш продукт – это корпоративные подарки. Поэтому в работе BuySocial есть большая сезонность. Под Новый год у нас случается неизбежный аврал, в декабре мы обрабатываем заказы без выходных. Главное, постараться заранее распланировать работу на этот период и заложить на все задачи как можно больше времени». Любовь Ермолаева

«Аврала в нашем случае избежать невозможно, человек пропадает – мы начинаем поиск. Мы не знаем, когда это произойдет. Это может произойти в два часа ночи, в рабочий или выходной день. Это режим, в котором мы живем. Мы просто выстраиваем работу отряда так, чтобы оперативное реагирование было возможным в любой момент». Григорий Сергеев

Мотивируйте людей

При приеме на работу честно сообщайте людям, что иногда придется работать в режиме аврала, и тогда вы избежите недопонимания, советует Любовь Ермолаева.

«Всех сотрудников я заранее предупреждала о том, что будут напряженные периоды. Однажды мы поздно вечером собирали заказ на складе, что-то потерялось, был настоящий форс-мажор. Я выдохлась и предложила своей помощнице Насте доделать работу завтра утром. Но она хотела все закончить и только тогда уезжать домой. Благодаря такому ответственному отношению к делу моей сотрудницы у меня самой открылось второе дыхание». Любовь Ермолаева

В «Лиза Алерт» нет штатных сотрудников, только добровольцы. При этом Григорий Сергеев уверен, что отряд работает лучше, чем некоторые коммерческие организации. «Есть люди, которые считают, что добровольцы ничем никому не обязаны. Но большинство все-таки понимает, какую ответственность они несут, что их помощи ждут. Они чувствуют себя частью отряда и с большим удовольствием работают в любое время», – говорит он.

Составляйте планы, распределяйте разумно время и силы. Но помните, что работа на износ никому не идет на пользу. Делайте перерывы и находите время для отдыха. Ваша производительность будет намного выше, когда вы наберетесь сил для новых проектов и задач. А энергии хватит на то, чтобы помочь большему числу людей.