Оригинал материала
Из Калифорнии в Краснодар и обратно: The Bell протестировал онлайн-сервис организации командировок OneTwoTrip for Business
При поддержке
Степень распространения средств связи достигла максимума за всю историю человечества. Но, хотя мы можем связаться с людьми не просто в соседнем офисе, а на другом конце Земли, для полноценного построения и развития бизнеса все еще нужны рабочие командировки. Именно поэтому глобальные затраты на них возрастают с каждым годом и в 2017-м, например, достигли $1,33 трлн.
Траты на командировки — прямое следствие объема, роста и влияния экономики, именно поэтому абсолютными лидерами здесь являются США и Китай, но и Россия не отстает. В 47% отечественных компаний постоянные командировки являются одним из необходимых условий развития бизнеса. Правда, если с организацией частной поездки сегодня справится любой, даже не самый технически подкованный человек, то с командировками в России все очень-очень сложно, дорого и непонятно.
Вместе с нашим партнером — OneTwoTrip for Business — мы решили разобраться, какие главные проблемы стоят между вашей компанией и удобными рабочими поездками, а главное — как их можно преодолеть. Увидеть все подводные камни нам поможет опыт путешествия команды шоу «Русские норм!» (а важнейшая ее часть, напомним, живет в Калифорнии) в Краснодар на интервью с Сергеем Галицким.
Очень много бумаг и документов
Международный опыт говорит: как только ваш бизнес вырвется за пределы «родного» региона или страны, рабочие поездки станут ощутимой статьей расходов компании. А когда число командировок превысит 10 поездок в месяц, компания войдет в новую бюрократическую эру. The Bell в этом плане «повезло»: мы были международным проектом с рождения, так что отлично понимаем, почему нельзя просто «выдать деньги из кассы» или «забронировать как-нибудь самому, а потом — возместим». Холодный, строгий голос бухгалтера пояснит, что теперь нужно: согласовать билеты, выбрать оптимальную гостиницу, заказать все через официального поставщика, получить подтверждения, подписать приказ, сохранить посадочные, чеки и другие отчетные документы, чтобы отчитаться по статье 166 ТК РФ. Госкомпания, технологический стартап или сеть кофеен — в случае с организацией командировок все они столкнутся с похожими проблемами.
Минимальный пакет документов для организации командировки сотрудника
? Приказ
? Лист согласования
? Билеты
? Посадочные талоны
? Сканы паспорта*
? Чеки гостиницы
? Отчет
* В случае зарубежной командировки
Для поездки на интервью нам пришлось сначала заказать Лизе Осетинской билеты из Калифорнии в Москву, затем найти всей команде удобные рейсы в Краснодар и, наконец, подобрать удобно расположенную гостиницу, откуда можно быстро добраться до площадки со всем оборудованием. OneTwoTrip for Business в этом плане оказался настоящим спасением. Никакие чеки на месте требовать не пришлось, также как и проверять корректность актов и фактур. Все закрывающие документы появились сначала в электронном виде в личном кабинете.
Очень тяжело организовать, учитывая потребности каждого
В крупных компаниях часто содержат свое мини-агентство: тревел-менеджера, эккаунта и ассистента, но даже такой большой штат сотрудников не спасает от проблем, а еще и стоит очень дорого. Как быть стартапу, где из этого набора опций у тебя в лучшем случае есть… ничего из этого нет, не совсем понятно. Поэтому поиском билетов, гостиниц и прокладыванием маршрутов все занимались самостоятельно. И, разумеется, нашли себе разные рейсы, в разных аэропортах, которые были удобны каждому человеку в отдельности, но совершенно не учитывали интересы всей группы. К счастью, никто не успел ничего купить. Но лучше так не делайте. У группы должен быть координатор. И лучше он узнает об этом заранее, а не станет им стихийно. Организацию поездки нам все-таки пришлось поручить одному человеку. Она вынуждена была переписываться со всеми в выходные, попытки совместить все пожелания затянулись, и в итоге самые удобные и выгодные рейсы мы чуть не упустили.
OneTwoTrip for Business это:
?
800
авиакомпаний
?
2 млн
отелей
☎️
24/7
Служба поддержки
Еще «веселее» вышло с гостиницей. Оказалось, что далеко не в каждом отеле Краснодара можно расплатиться корпоративной картой. А выставление счета для юридического лица занимает до семи рабочих дней. Семь. Рабочих. Дней. С OneTwoTrip for Business можно будет об этом забыть. Во-первых, в личном кабинете можно будет установить лимиты для сотрудников, в рамках которых они смогут организовывать себе поездки. Каждый сможет забронировать билеты самостоятельно, но не превышая бюджета. Во-вторых, коммуникацию с отелями и авиакомпаниями сервис берет на себя. И платить можно не только по счету от юридического лица, но и с корпоративной карты. Проблем с закрывающими документами из-за этого не возникнет.
Очень сложно что-то изменить, добавить или исправить быстро
Несмотря на длительное планирование, переговоры и многочисленные графики, почти никогда не удается предусмотреть все. Сместились даты одного мероприятия — и вот уже вылет происходит на сутки позже. Один оператор заболел — и приходится оперативно искать другого. Наконец, звездный гость передумал за несколько часов до начала и хочет съемку в совсем другой локации. Все это требует очень быстрой реакции, однако даже просто поменять билеты с доплатой среди ночи в аэропорту, если они куплены от юридического лица, крайне сложно. Почти все стандартные агентства заканчивают свой трудовой день в 19:00, чему, конечно, мы немного завидуем, но сами так четко работать не можем. Более того, обычно любая коррекция стоит очень дорого из-за дополнительных комиссий агентств. Поездка в Краснодар была одной из самых спланированных, но в итоге пришлось менять обратные билеты нескольким сотрудникам из-за изменений графика. Даже если есть полная уверенность в командировке, лучше брать билеты чуть дороже, но с возможностью замены, чтобы потом не пришлось покупать заново по тройной цене.
Сервис OneTwoTrip for Business и тут оказался гораздо удобнее, чем обычные методы. Во-первых, его интерфейс точно такой же, как у сервиса для частных поездок. То есть бронирования, замены и прочее очень удобно делать автоматически. Никому не нужно звонить или писать длинные письма и заполнять специальные формы, чтобы просто поменять данные в билете. А в случае, если вопрос не получается решить самостоятельно, служба поддержки работает круглосуточно в любой день, так что ночевать в аэропорту без билета не придется. А это, кстати, тоже история из нашего стартаперского опыта.
Что мне с этого?
The Bell — относительно маленькая компания, поэтому мы пока не можем оценить все преимущества OneTwoTrip for Business. Но существенно упростить жизнь он может даже стартапу. Протестировать OneTwoTrip для вашего бизнеса можно здесь.
.stk-post [data-anim-name="nrsFt"]:not(#stk) {
transform: translateY(20px)
}
.stk-post [data-anim-name="nxbFR"]:not(#stk) {
transform: translateY(20px)
}
.stk-post [data-anim-name="YHWPf"]:not(#stk) {
transform: translateY(20px)
}