Онлайн-документы, а не флипчарты: как провести безбумажный тренинг

Несколько лет назад я, ведущий тренингов, лекций и мастер-классов, полностью отказался от бумаги в пользу онлайн-инструментов. Это решение принесло мне больше преимуществ, чем ожидалось. Мои материалы стали доступнее слушателям. Я стал эффективнее расходовать время и получил дополнительную обратную связь. Если вы регулярно выступаете перед аудиторией, возможно, вам пригодится мой опыт «безбумажных» тренингов.

Путь к новому формату

Как-то раз я вел речь о цифровой безопасности перед группой ранее не знакомых мне взрослых слушателей. Один из участников, мужчина средних лет, аккуратно и быстро записывал за мной. Он фиксировал буквально все. Когда я говорил – он записывал. Когда я показывал что-то на большом экране – он записывал. Когда я рисовал на листах бумаги схемы, участники тренинга переключали внимание на мои скорбные каракули, а этот усердный человек в середине зала едва приподнимал голову… и продолжал строчить. «Некоторые лучше запоминают, когда записывают, – подумал я. – Или он на ходу формулирует вопросы. А может, это старая университетская привычка? Любопытно. Подойду-ка в перерыве и спрошу».

Объявили перерыв. Я сделал несколько шагов в сторону зала, но меня опередили. Сосед усердного студента осторожно взял того под руку и повел по направлению к кофе-машине, аккуратно огибая столы и стулья. Я ошибся. Этот человек тщательно записывал со слуха все потому, что не видел мелкие буковки, которые я рисовал для него.

К тому времени я давно подумывал избавиться от флипчартов и белых досок. Я прикидывал, как это у меня получится, наблюдал за работой других тренеров. Есть талантливые выступающие, у которых смелые штрихи маркером или мелом – часть уникального перформанса. (Посмотрите, как это делал Курт Воннегут.) Увы, таким талантом не обладают большинство тренеров, которые мне известны, включая меня самого.

Случай со слабовидящим студентом помог мне принять окончательное решение. Как оказалось, удачное.

Что изменилось

Все списки, схемы, диаграммы, картинки, которые нужно демонстрировать в аудитории, я стал готовить заранее и выводить на большой экран, используя проектор и собственный ноутбук. Я добавлял к этим материалам другие: презентации, скриншоты, демонстрации сайтов «вживую». Научился показывать на большом экране картинку не только с ноутбука, но и со смартфона. В первое время я просил организаторов на всякий случай держать поблизости флипчарты и маркеры, но постепенно убедился, что они мне больше не нужны.

Еще до начала тренинга я просил организаторов создать документ в Google Docs и «расшарить» его для участников с правом редактирования (если по каким-то причинам Google вам не подходит, можно сделать это в сервисе Riseup). С начала тренинга все, что мы делали в аудитории, отражалось в этом документе. Например, если мы проводили «мозговой штурм», предложения выписывались не на бумагу, а прямо в онлайновый документ. Когда аудитория делилась на малые группы, каждая такая группа добавляла информацию в тот же документ.

Еще по теме: Google формы – онлайн-инструмент для создания форм обратной связи

Со временем я научился структурировать документ по ходу тренинга. Я старался разумно использовать интервалы и цвета шрифтов, добавлял четкие, выраженные заголовки, которые помогали участникам ориентироваться в тексте. Названия сервисов и технологий, ссылки на внешние источники и дополнительные материалы, даже программа самого мероприятия – все это попадало в документ. Каждый участник мог наблюдать его во время сессий на большом экране, зайти в документ через ноутбук, планшет или смартфон. Я заранее предупреждал участников, что лучше захватить устройство с собой. Если это удавалось не всем, ничего страшного: нас выручал большой экран.

Советы тренерам и выступающим

• Заранее попросите организаторов встречи обеспечить достаточное число розеток для подзарядки устройств участников. На мой взгляд, это относится вообще к любым мероприятиям. Удивительно бывает в XXI веке, в эпоху гаджетов, оказываться в рабочих помещениях с одной-двумя зарядками на всех. Такую ущербность логистики не прикроешь ни удобными стульями, ни вкусными бутербродами.
• Качество сигнала wi-fi в помещении лучше проверить заранее, но если вы предусмотрительный спикер, у вас с собой непременно будет «запасной вариант» в виде сим-карты (лучше – пары сим-карт разных операторов с запасом трафика). Как минимум это подстрахует вас во время выступления. Возможно, вы захотите также раздать Интернет участникам для какого-нибудь упражнения, скажем, онлайнового теста.
• На случай нестабильного Интернета или полного его отсутствия я заранее готовлю офлайновые копии материалов, которые собираюсь продемонстрировать. Например, презентацию (сегодня чаще пользуюсь Google Slides) я сохраняю на компьютере в PDF, а с наиболее важных сайтов делаю скриншоты.

Другие рекомендации по лучшей организации мероприятий можно найти в моей брошюре.

Чего удалось добиться

С «безбумажным» подходом я ощутил положительные перемены.

1. Равные возможности для всех. Любой участник мероприятия получил возможность внести свой вклад, когда пожелает. Не нужно тянуть руку, ждать своей очереди, оглядываться, «а не слишком ли много времени я забираю». Анонимность помогла вовлекать в рабочий процесс участников-«тихонь», которые обычно стеснялись проявлять инициативу и задавать вопросы вслух. Другой пример – работа в малых группах. Лидер такой группы нередко завладевает маркером и больше остальных влияет на решение о том, что и как будет записано на бумаге. Я вручил «виртуальный маркер» каждому своему слушателю и снял ограничения по времени.
2. Комфорт восприятия. Участники получили возможность видеть материал, не ломая зрение из-за скверного почерка, слишком мелкого шрифта, чересчур большого расстояния, странных стрелочек через весь бумажный лист, пересыхающих маркеров. Сидите слишком далеко от экрана? Воспользуйтесь своим планшетом, ноутбуком, смартфоном. Ничего этого нет? Пара щелчков мышкой увеличит шрифт на экране в полтора раза. Постепенно мы отошли от традиции зачитывать результаты работы «малых групп» вслух, по бумаге, строчка за строчкой, ведь каждый способен прочесть то, что у него перед глазами. Выступающие смогли сосредоточиться на основных моментах своей речи и на дискуссии.
3. Простота изменений. Все, что набрано в электронном документе, легко исправить, дополнить, переформулировать. Мои слушатели получили неограниченное пространство для улучшений. В «бумажную эпоху» для добавления пункта в середину списка мне приходилось писать мелкими буквами «на полях», рисовать стрелочки, придумывать странную нумерацию типа «2.1» или «5а». Сейчас мы просто вставляем пункт в нужном месте.
4. Гиперссылки. В моих выступлениях они играют существенную роль. Я ссылаюсь на дополнительное чтение, на важные сайты. Но гиперссылка на бумаге всегда была проблемой. Она требовала времени для аккуратного переписывания. Люди делали опечатки даже в коротких ссылках. Поиск этих опечаток становился отдельной утомительной задачей. Больше этого нет. Участники просто щелкают мышью и мгновенно попадают на нужный сайт.
5. Легкость перемещений во времени. Довольно часто у меня возникала необходимость вернуться к предыдущему дню тренинга, а то и на пару дней назад. Раньше я рылся в старых бумажных листах. Если они были расклеены по стенам, я отыскивал нужные и обращал на них внимание участников. Эта суета тормозила рабочий процесс. Однажды я был свидетелем того, как спикеру понадобилось вернуться к результатам сессии предыдущего дня, но ничего не вышло. Организаторы просто потеряли соответствующий лист бумаги. Спикер стоял перед аудиторией в растерянности – ему была нужна эта схема. Я не хотел попадать в подобные истории. Отказ от бумаги стал моей страховкой. Теперь все собрано в одном месте, и для запуска «машины времени» достаточно клавиш Page Up и Page Down.
6. Не надо переносить информацию с бумаги в компьютер. Наконец-то отпала эта утомительная необходимость! Особенно досаждали невнятные и трудно читаемые записи. Я не раз наблюдал, как «обязательства по переносу» приводили к задержкам в программе. Порой ведущие просто бросали эту затею. После обещания «мы пришлем вам материалы по электронной почте» ничего не происходило, или материалы рассылались через три месяца, когда люди уже забыли, о чем шла речь. Отказавшись от бумаги, я стал экономить собственное время с ощутимой пользой для содержательной части.
7. Доступ 24/7. Участник тренинга может зайти в общий документ в любой удобный для себя момент. Например, вечером из гостиничного номера, если требуется освежить память. Важно, что документ остается с участниками после конца мероприятия.
8. Чистота. После работы бумага превращается в мусор, от нее нужно избавляться. Долой бумагу. Долой лишние хлопоты и царапающие мысли о собственной неэкологичности. Не надо тревожить собственника помещения, который возражает против расклеивания листов на стенах. И как хорошо не думать о бумажном скотче!
9. Безопасность. Вам наверняка знакома картина «аудитория после сессии»: покинутый людьми зал, блокноты с чьими-то заметками, брошенные на пол записки, рулоны бумаги в углу, что-то развешано для стенах или доске, тут и там валяются забытые или неиспользованные папки с программами, тезисами выступлений и прочей бумагой. Никакого безопасного пространства. Проникший сюда посторонний человек может получить объемное представление о мероприятии. Я исключил бумагу – и это прекратилось.
10. Обратная связь. Обычно участникам мероприятия предлагалось задавать вопросы по ходу. Конечно, они по-прежнему могут это делать. Но теперь участники могут задавать вопросы и в общем документе. Количество вопросов выросло, тематика расширилась. Мы обрели возможность фиксировать те вопросы, ответы на которые нельзя было дать непосредственно на встрече (чересчур узкие и глубокие, требовавшие специальных знаний или привлечения дополнительных экспертов).
11. Я также обратил внимание, что комплексное использование разных электронных форм – общего документа, презентаций, онлайновых тестов – стимулируют и ведущего, и участников экспериментировать. В качестве одного из примеров интерактивных упражнений, где не используется бумага, читателю предлагается этот маленький ребус.

Что было для меня самым сложным в отказе от бумаги? Думаю, преодолеть многолетнюю привычку. Поставить на первое место удобство не для себя («все это ерунда, я пишу нормально, может, не идеально, но вполне разборчиво, захотят – прочтут»), а для участников. Отогнать идею «содержание настолько важно, что формой можно пренебречь». Может быть, пройдут годы, в публичных выступлениях я дорасту до уровня Курта Воннегута и вернусь к доске и мелу. А пока буду развивать свой «безбумажный» формат. Такие дела.

Автор бла­го­да­рит руко­во­ди­те­ля хостинг-ком­па­нии «Ком­тет» Миха­и­ла Ива­нов­ско­го за помощь в рабо­те над ста­тьей.

Еще по теме:

• Как презентовать социальный проект
• 5 советов из книги Дмитрия Дикмана для руководителей некоммерческих организаций
• Стратегическая сессия для НКО: зачем нужна и как провести самим