16 ноября 2019, 10:10 / Карьера Эксклюзивно по подписке

Пять причин, почему мы работаем непродуктивно

Мало кто успевает делать все намеченные дела за рабочий день. Как все успевать? Элис Бойес Варвара Гранкова

Исследование показывает: всего 26% из нас уходят из офиса, выполнив все запланированные задачи. Довольно часто бывает, что задач выполнено много, однако ничего важного не сделано. Конечно, невозможно проводить с пользой каждую секунду рабочего времени. Но нужно и можно успевать решать все важные задачи. Первый шаг на этом пути – понять ошибки мышления, которые мешают нам сосредоточиться на значимой работе и довести ее до конца. Ниже описано пять самых распространенных.

1. Вы переоцениваете количество имеющегося времени для сосредоточенной работы. Долгосрочные творческие проекты, стратегическое мышление и развитие навыков требуют длительных периодов сосредоточенного внимания. Вы думаете, что у вас есть целый день или несколько часов для подобной работы, и планируете приоритеты, исходя из этих представлений. Однако встречи, электронная почта, корпоративный мессенджер, телефонные звонки и срочные вопросы отнимают значительную часть рабочего дня. Обобщенные данные из приложения для отслеживания времени RescueTime показывают, что время непрерывной работы в течение дня составляет всего 1 ч 12 мин.

Значит, нужно защищать себя от отвлекающих факторов. Когда у вас есть час-полтора, постарайтесь сосредоточиться на масштабных целях (как бы вам ни хотелось выбрать более срочную повседневную работу). Даже в самых сложных и важных проектах обычно есть административные задачи (например, найти ссылки при написании книги), не требующие большой сосредоточенности или творческого подхода. Если время для выполнения более сложной работы ограничено, составьте список подобных дел и запланируйте их на отрезки времени минут по 15 между встречами или на более длительные свободные периоды, в которые, как вы предполагаете, вас будут отвлекать.

Как работать, если ничего не успеваешь

Четыре совета, как справиться со всем объемом работы и не сойти с ума

2. Вы пренебрегаете опробованными методами. Концепции повышения продуктивности, касающиеся когнитивно-поведенческой психологии, описаны во многих книгах. Например, если вы планируете действия по реализации той или иной задачи (когда и где вы будете ее решать и как станете преодолевать возникающие препятствия), то с большей вероятностью задача будет выполнена. В книгах также говорится, что, если свести к минимуму количество принимаемых за день решений, можно снизить умственную усталость и укрепить волю. Известно также, что, когда вы упрощаете задачу (например, заботитесь, чтобы все необходимое у вас было под рукой), вам легче взяться за дело. Однако мы часто пренебрегаем этими известными принципами, считая их устаревшими, скучными или слишком простыми.

Каждый из важных проектов нужно планировать на шаг вперед и следить, чтобы все необходимое для следующего этапа было наготове. Например, если вы хотите сделать видеозапись репетиции важного выступления, подготовьте нужный ракурс, сделайте тестовую запись и убедитесь, что на записывающем устройстве достаточно места. Если вы устраните препятствия для работы, они не будут отнимать предназначенное для нее время. Обязательно пользуйтесь простыми и скучными стратегиями, доказавшими свою эффективность.

3. Вы думаете об изменениях по принципу «все или ничего». Мы понимаем, что изменение определенной привычки поможет повысить производительность, но психологически сопротивляемся изменениям. Например, вы знаете, что, если высыпаться, это поможет работать продуктивнее, но вы сова и сердитесь, когда вам советуют ложиться спать раньше. Ищите изменения, на которые вы готовы пойти и которые не кажутся слишком серьезными. Если настроить дома вечером приглушенное освещение или тратить последние 30 мин буднего дня на планирование следующего, вы сможете безболезненно сдвинуть время отхода ко сну на 10–15 мин. Если же поступать по принципу «все или ничего» (либо лечь раньше на два часа, либо ничего не менять), ничего не изменится вовсе. Составьте список легких побед, которые не будут вызывать психологического сопротивления. Успешно осуществив незначительные изменения, вы естественным образом захотите изменить что-то еще.

Что такое ловушка занятости и чем она опасна

В нее попадают многие перегруженные работой сотрудники. Как выбраться?

4. Вы не отладили выполнение повторяющихся, но не частых задач. Если вы выполняете какую-либо задачу ежедневно, у вас, скорее всего, уже выработался эффективный порядок ее выполнения. Если же заниматься чем-то приходится несколько раз в год, скорее всего, дело обстоит иначе. Раньше каждый раз, когда мне нужно было почистить фотобарабан принтера, я тратила не менее 10 мин, чтобы найти в интернете инструкцию, как это сделать. Теперь эта инструкция хранится у меня в электронной почте под заголовком «как почистить фотобарабан принтера», и мне больше не надо выполнять все этапы поиска номера модели моего принтера и затем – инструкции. После того как вы завершили процесс, который понадобится повторить в будущем, запишите инструкцию, как выполнить его наиболее эффективно, и сохраните в месте, где ее легко найти.

5. Вы недооцениваете небольшие потери времени. Если последовательно уделять немного времени важным, но не срочным делам, можно добиться гораздо большего, чем если совсем ничего не предпринимать. Однако в большом количестве такие мелочи выбивают вас из колеи, усиливают чувство недовольства собой и в целом отнимают энергию. Нужны меры защиты от небольших потерь времени и энергии: например, сокращать число ненужных решений, упорядочивать и упрощать задачи, группируя и автоматизируя их, привлекая сторонних исполнителей. Так вы обретете ясность мыслей, а это даже важнее, чем экономия времени.

Об авторе: Элис Бойес – клинический психолог, автор книг «Набор инструментов здорового разума» и «Набор инструментов тревожности».

Оригинал статьи здесь.