Как найти дополнительные 10 часов в неделю

Вроде бы на карантине свободного времени должно было оставаться больше. Как минимум не нужно тратить время на дорогу. Принимать пищу можно прямо на рабочем месте. Но, судя по жалобам в соцсетях, мало кто эти лишние часы получил. Кажется, что в офисе работалось эффективнее. Чему стоит поучиться во время самоизоляции, так это тайм-менеджменту. Публикуем саммари книги «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» Дэвида Льюса, которое нам предоставили наши партнеры из проекта Smart Reading.

Переживаете, что не умеете управлять временем? Зря — им невозможно управлять. Если вы сомневаетесь в этом, попробуйте по­управлять следующими пятью минутами — вам не удастся их ускорить или замедлить. Вместе с тем вам под силу организовать то время, которое у вас есть, а точнее — организовать самих себя.

Отношения со временем

Для начала давайте определим, как вы относитесь к организации времени.

Запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует вашим убеждениям:

• «Я неорганизованный человек — это моя врожденная особенность».
• «Единственный способ сделать больше — работать усерднее».
• «Я могу работать одинаково продуктивно на протяжении всего дня».
• «Планирование времени мешает спонтанности».
• «Чтобы работать максимально эффективно, мне необходимо испытывать давление дедлайна».
• «Я должен добиться полного контроля над своим временем».
• «Если вы хотите сделать что-то хорошо, вам надо выполнить работу самому».
• «Делегирование только отнимает время».
• «У меня не хватает времени для самоорганизации».
• «Отсутствие пунктуальности — признак плохого воспитания».

Результаты:

• 0: вы позитивно относитесь к организации времени, у вас не должно возникнуть трудностей в выполнении практических приемов, описанных в этой книге.
• 1–3: у вас довольно позитивный подход к организации времени, но некоторые отрицательные черты могут вам помешать.
• 4–6: вашу способность организовать время подрывают многочисленные предубеждения, описанные выше.
• 7–10: вы сомневаетесь, что в состоянии сделать жизнь более легкой или менее напряженной. Вам мешают предубеждения.

Бизнес на карантине: как сохранить свое дело в кризис

14 апреля BellClub проведет очередную онлайн-встречу, посвященную новым экономическим реалиям. В этот раз мы поговорим с предпринимателями о том, как бизнесу пережить карантин и экономический кризис.

Наши гости:

• Анастасия Татулова, основатель сети семейных кафе «Андерсон»
• Борис Дьяконов, сооснователь банка для предпринимателей «Точка» и бухгалтерского сервиса «Кнопка»
• Михаил Токовинин, основатель компании amoCRM
• Алексей Федоров, управляющий партнер группы компаний «220 вольт», руководитель комитета по развитию электронной торговли ТПП

Время проведения: 14 апреля в 19:00. Регистрация — здесь.

Временные зоны

Самоорганизация зависит не только от отрицательных установок, но и от того, как вы понимаете время и как пытаетесь его организовать.

Доктор Филипп Зимбардо из Стэнфордского университета выяснил, что люди могут жить в одной (или двух) из четырех различных временных зон.

Проверьте, в какой зоне предпочитаете жить вы:

• Зона 1. Я предпочитаю спокойную жизнь, без чрезмерного напряжения. Я люблю работать в собственном темпе и спокойно отношусь к дедлайнам. Я считаю, что если что-то не сделано точно в срок, то это не так страшно. Я не слишком организован и редко вовремя прихожу на встречи.
• Зона 2. Общение с друзьями — мой приоритет. Я люблю ужинать в компании и ходить на вечеринки. Я часто действую импульсивно и не всегда продумываю последствия своих поступков. Я скорее буду вести себя спонтанно, чем планировать каждую мелочь. Я предпочитаю разнообразную работу, где можно быстро видеть результаты своего труда.
• Зона 3. Я стараюсь полностью организовать свою жизнь и предпочитаю четкий порядок разнообразию. Я внимательно отношусь к питанию, регулярно выполняю физические упражнения, плачу медицинскую страховку. Я тщательно продумываю свои действия.
• Зона 4. Я люблю работать под давлением в условиях жесткого дедлайна и горжусь своей пунктуальностью. Я стремлюсь решать задачи, содержащие вызов. Мне сложно расслабиться. Как правило, я прихожу на встречи вовремя и в последнюю минуту.

В зависимости от ситуации человек может выбирать разные зоны, например на работе — четвертую, а на отдыхе — первую.

О чем говорит ваш выбор:

• Зона 1. Люди этой зоны — фаталисты. Они занимают расслабленную позицию и предпочитают по возможности откладывать важные решения. Вам свойственны неспособность начать новое дело, отсутствие настойчивости и трудности с завершением начатого.
• Зона 2. Люди, живущие в этой зоне, — гедонисты. Они стремятся к моментальному вознаграждению и непрекращающемуся удовольствию. Организации времени таких людей препятствует неприязнь к планированию и организации. Вы можете отложить важные, но неприятные или скучные дела и заняться чем-то веселым и увлекательным.
• Зона 3. Люди, выбирающие эту зону, ориентированы на будущее. Они ставят перед собой долгосрочные цели и планируют карьеру на много шагов вперед. Вероятно, что вы уже достаточно эффективно организовали себя и свое время. Однако ваше умение можно отточить, а время организовать еще более эффективно.
• Зона 4. Это выбор людей, которые прекрасно чувствуют время. Они любят работать по строгому графику и требуют пунктуальности как от себя, так и от окружающих. Вероятно, вам трудно иметь дело с менее пунктуальными людьми.

Чтобы организовать себя и свое время, необходимо:

• знать цели, которые вы хотите достичь в личной и профессиональной жизни;
• понимать, как вы сейчас расходуете свое время;
• найти пути самого эффективного распределения времени для достижения целей.

Учет времени

Обычный человек смутно помнит, на что потратил время. Даже если у вас хорошая память и вы помните большую часть того, что с вами случается, эти воспоминания не слишком точны по следующим причинам:

• Наша оценка времени субъективна. Скучное выступление на 10 минут кажется вечностью. В начале отпуска кажется, что время замедляется, а к концу — летит со страшной скоростью.
• Мы пытаемся себя успокоить, забывая о потерях времени на пустые разговоры, поиски ключей, затянувшийся обед и созерцание пейзажа за окном. Мы также предпочитаем забыть, что откладываем неприятные срочные задачи.

Из-за причин, описанных выше, очень важно вести учет времени и фиксировать его в письменной форме. Подойдет самая простая таблица.

Вот несколько советов по эффективному учету времени:

• Не нужно записывать абсолютно все, на что уходит ваше время. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было: телефонные звонки, незапланированные посетители, переключение на не срочное, но интересное дело при наличии срочной работы, участие в совещаниях.
• Фиксируйте переключения внимания в моменты, когда они происходят. Память — вещь ненадежная, и к концу рабочего дня вы многое забудете или будете оценивать необъективно.
• В первый день заполните четыре колонки: время, вид деятельности, продолжительность.
• Делайте записи кратко, используя сокращения. Например: «з» — звонки (для обозначения входящих и исходящих звонков нарисуйте стрелку, направленную к «з» или от «з»); «д» — чтение документов; «п» — работа с почтой; «в» — встречи. Отмечайте галочкой запланированные встречи, крестиком — незапланированные. Для других видов деятельности тоже придумайте сокращения. Укажите их в верхней части листа.
• Ведите учет времени с начала рабочего дня и продолжайте до его окончания. Если берете работу на дом, учитывайте и это время.

Организация времени

Если вам предстоит работа, требующая значительных затрат времени, не торопитесь ее выполнять. Сначала задайте себе важные вопросы, которые помогут сэкономить время, энергию и усилия, повысить эффективность и снизить стресс.

Нужно ли это делать вообще?

Некоторые задания выполняются больше по привычке, чем в связи с их актуальностью и значимостью для эффективности или прибыльности. Мы не задумываемся, зачем выполняем рутинную работу, и не ищем более эффективных путей достижения результатов.

Присмотритесь к очередному делу, честно ответьте на вопрос: «Что произойдет, если этого совсем не делать?» Представьте, как это отразится на ваших целях, карьере, других задачах, работе отдела и компании. Возможно, вы поймете, что эта работа — пустая трата времени и ее можно не делать.

Если вы поняли, что дело не слишком важное, откажитесь от него полностью. Выполнение половины работы часто хуже, чем отказ от нее вообще. Время тратится впустую, а полученные результаты никого не удовлетворяют.

Один из верных способов понять, должны ли вы выполнять задание или нет, — определить денежную стоимость этого задания.

Сложите следующие суммы:

• годовой оклад;
• регулярные премии или комиссионные;
• пенсионные и страховые отчисления;
• 100% оклада — приблизительные затраты на покрытие накладных расходов (аренда помещения, освещение, отопление, телефон, командировочные, технический персонал и т.д.).

Полученную сумму разделите на 230 (среднее количество рабочих дней в году), а результат разделите на среднее количество часов вашего рабочего дня. Вы получите почасовую стоимость каждого задания, которое вы выполняете.

Если работа все-таки важна, ответьте на следующий вопрос.

Должен ли это делать именно я?

Самое большое препятствие для эффективной организации времени менеджеров — нежелание делегировать полномочия. В некоторых компаниях 97% рабочего дня руководителей уходит не на управление, а на исполнение. Половину времени менеджера занимает работа, которую гораздо эффективнее выполнили бы секретари, а другие задачи, занимающие более 40% времени, следовало бы передать коллегам или подчиненным. В результате только 3% времени посвящается деятельности, выполнение которой и есть их прямая обязанность. Делегирование позволяет тратить больше времени на то, что вы делаете хорошо, и меньше — на то, что вы делаете менее эффективно.

<...>

Вот шесть задач, выполнение которых не стоит делегировать:

• Планирование основного проекта.
• Подбор команды исполнителей для основного проекта.
• Контроль за работой команды.
• Стимулирование членов команды.
• Оценка членов команды.
• Вознаграждение членов команды.

Поговорка «Хочешь сделать хорошо, сделай сам» не оставляет менеджеру времени на решение стратегических вопросов. Возможно, в прошлом вы уже пострадали от ошибочного делегирования. Вероятно, это произошло по одной из трех причин: неверный выбор исполнителя, неэффективная передача информации, недостаточный контроль за исполнением. Вы сможете этого избежать, если будете следовать двум простым советам: делегируйте полномочия подходящему человеку и ясно излагайте инструкции.