«Google Drive» – постройте офис в облаках

Эта информация пылится в архиве — вдруг устарела.

Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации взаимодействия удаленных сотрудников в рамках работы над вашим проектом.

Еще совсем недавно для обеспечения работы Интернет-проекта, общественной организации, благотворительного фонда, НКО или информационного ресурса было необходимо наличие офисного помещения, компьютерной техники, специального программного обеспечения и целого ряда других важных вещей. Сегодня, благодаря переходу большей части рабочих процессов в онлайн-среду, настали совершенно другие времена и многие даже довольно сложные и успешные проекты создаются с помощью удаленных сотрудников.

В этих условиях особенно важно правильно организовать работу вашего «виртуального офиса», наладить оперативное и удобное взаимодействие между сотрудниками, обмен информацией, распределение задач, отслеживание выполнения работ и так далее. В сети существует огромное количество коммерческих сервисов для решения перечисленных задач, но мы рекомендуем вам в первую очередь обратить внимание на бесплатный Google Drive.

Немного истории

Изначально на свет появились несколько отдельных сервисов компании Google, которые позволяли редактировать прямо в браузере текстовые документы и таблицы. Затем к ним были добавлены средства создания презентаций и работы с рисунками, после чего все сервисы были объединены в один онлайновый офисный пакет под названием Google Docs. В апреле этого года компания произвела глобальную модернизацию этого продукта, добавив к нему возможность облачного хранения и синхронизации своих данных между разными компьютерами. Новый сервис получил название Google Drive, под которым существует по настоящее время.

Короткий видеообзор сервиса Google Drive

Создание и редактирование документов

Документы Google – это онлайновый офисный пакет, предназначенный для создания и редактирования текстов, таблиц, презентаций, схем, диаграмм, рисунков и работы над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени через Интернет. Таким образом, вы сможете получить доступ к своим документам и файлам с любого компьютера в любой точке мира, если он подключен к Интернету.

Давайте кратко перечислим основные функции текстового редактора, заявленные в сопроводительной документации:

• создание новых документов или загрузка уже существующих файлов во всех распространенных офисных форматах;
• оформление и форматирование документов с применением таких возможностей, как поля, стили, интервалы, шрифты и так далее;
• приглашение других пользователей для совместной работы над документом с предоставлением им прав на редактирование, добавление комментариев или просто просмотр;
• совместная онлайн-работа в реальном времени с возможностью общения с соавторами в чате;
• просмотр истории изменений документов и возврат к любой версии;
• перевод документов на другой язык;
• возможность распознавания текста из PDF и графических файлов;
• отправка документов другим пользователям по электронной почте в виде прикрепленных файлов.

С помощью табличного редактора Google можно создавать и редактировать таблицы, предоставлять к ним совместный доступ. Вот список некоторых возможностей этого сервиса:

• импорт и преобразование данных в форматах XLS, CSV, TXT и ODS;
• экспорт файлов в форматах XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML;
• форматирование и изменение формул для вычисления результатов и представления данных в нужном виде;
• совместная работа и общение в чате с другими пользователями, редактирующими таблицу;
• создание диаграмм и гаджетов;
• встраивание таблиц и отдельных листов в блог или на веб-сайт.

Работа любой организации или фонда немыслима без проведения различных докладов, лекций и презентаций. Для их подготовки существует специальный продукт Google. Ниже перечислены некоторые из его возможностей:

• общий доступ к презентациям и их редактирование совместно с друзьями и коллегами;
• импорт и преобразование презентаций в форматах PPT и PPS;
• загрузка презентаций в виде файлов в форматах PDF, PPT и TXT;
• вставка изображений и видео, форматирование слайдов;
• публикация и встраивание презентаций в веб-сайты для предоставления доступа к ним большому количеству пользователей.

Хранение данных в Google Drive

Для хранения всех ваших созданных или загруженных данных компания Google совершенно бесплатно выделяет целых 5 Гб. Учитывая то, что офисные файлы имеют, как правило, небольшие размеры и то, что при этом файлы в форматах Документов Google вообще не учитываются при подсчете, получается вполне достаточное дисковое пространство даже для большого проекта.

Таким образом, вы получаете удобное файловое хранилище, все данные в котором могут быть вам доступны с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Вы можете делиться своими файлами со своими коллегами и друзьями, предоставляя им различные уровни доступа — от только просмотра до полноценного редактирования. Для удобной организации файлов в своем хранилище существует возможность создания папок. Фильтры и мощная система поиска (это же Google!), пригодятся всем пользователям, обладающем большой коллекцией файлов.

Установив на свой компьютер специальную программу-клиент, вы получите возможность сохранения всех своих облачных данных на жесткий диск, а также мгновенную синхронизацию между онлайн и локальным хранилищем. Изменения, внесенные при редактировании файла в Интернете, на компьютере или мобильном телефоне, синхронно отражаются на всех устройствах, на которых установлен Google Drive.

Совместная работа и публикация

Если вы работаете над документом совместно с коллегой, то ранее вам приходилось отправлять его по электронной почте, а затем ждать ответного письма с внесенными в документ коррективами. И так по кругу. Теперь вы можете забыть об этом навсегда.

Благодаря функции совместного доступа вы можете работать с коллегами одновременно, причем сделанные изменения будут мгновенно отображаться на мониторе другого участника. Очень важно, что вы полностью контролируете, кто и как может использовать ваши файлы, папки и документы. Для соавторов существует три уровня доступа: читатель (только просмотр), комментатор (можно читать и оставлять комментарии) и редактор (все возможности, кроме удаления файла).

Для публикации каких-либо документов в Интернете пригодится возможность настройки параметров видимости файлов. Так, вы можете сделать свои документы общедоступными, при этом они могут быть включены в результаты поиска, и открыть их сможет любой пользователь, который найдет их адрес. Элемент с параметром видимости Пользователи, у которых есть ссылка можно сравнить с телефонным номером, не внесенным в телефонную книгу. Просмотреть документ, файл или папку смогут только пользователи, которые знают их точный URL. Ну а параметр Личный говорит сам за себя — доступ к такому документу есть только у вас.

Заключение

Разумеется, в рамках небольшой статьи невозможно не то что описать, но даже просто перечислить все возможности сервиса Google Drive. Да это в общем-то и не требуется — сервис обладает интуитивно понятным интерфейсом и прекрасно написанным на русском языке справочным руководством. Использование Google Drive не должно вызвать вопросов даже у слабо подготовленных пользователей, но в случае необходимости всегда можно обратиться на форум помощи по продуктам Google.

Таким образом, сервис Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации работы удаленных сотрудников в рамках некоммерческой или общественной организации, благотворительного фонда или гражданской инициативы. Надежность сервисов компании Google не нуждается в рекламе, а хранение всех своих данных в облаках добавляет еще один важный фактор в безопасность вашего проекта. Благодаря сервису Google Drive вы становитесь по-настоящему независимы и мобильны: все что вам теперь нужно для начала работы — это доступ в Интернет и пароль к вашей учетной записи.