Выгорание, утечки данных и бумажный коллапс: чего боится бизнес при переходе на удаленку

С момента введения в России нерабочих дней прошел ровно месяц: с 28 марта всем компаниям, которые не перешли на удаленную работу добровольно, пришлось в обязательном порядке переводить сотрудников на работу из дома. Для большинства компаний удаленка стала болезненным опытом: бизнес оказался не готов к необходимости вести всю коммуникацию в онлайне и переходить на электронный документооборот. The Bell вместе с сервисом для управления бизнесом «Битрикс24» разобрался, какие подводные камни есть у удаленной работы и как их можно избежать.

При поддержке

Как российские компании переходили на удаленку

Первые компании, которые объявили, что из-за эпидемии коронавируса переводят сотрудников на работу из дома, появились еще в середине марта. Самой первой из крупнейших был «Яндекс»: он отправил сотрудников на удаленку еще 16 марта, за ним потянулись и другие.

Правда, к середине апреля оказалось, что только небольшая часть компаний перевела всех своих сотрудников на работу из дома. Сервис «Работа.ру» провел опрос, в котором приняли участие почти 7 тысяч человек, и только 14% из них подтвердили, что вся их компания перешла на удаленку, а еще почти треть — 31% — вообще не переходили на работу из дома.

Другой опрос организовала компания — разработчик софта Naumen: судя по его результатам, на начало апреля большая часть российских компаний — 78% — была готова предоставить персоналу удаленный доступ к рабочим системам. Но только 24% или каждый пятый бизнес в действительности был готов к переводу на удаленку всех своих сотрудников.

Аналитический центр «Битрикс24» провел свой опрос среди 800 компаний и выяснил, что 41% компаний готовы продолжить работать удаленно и после отмены обязательной самоизоляции. Но 60% при этом не считают, что работа из дома эффективнее, чем из офиса.

Что происходит с сотрудниками, которые долго работают из дома

Даже если компании удалось перевести весь или почти весь свой персонал на удаленную работу, ее ожидают новые проблемы. Судя по опросу Bloomberg, в котором участвовали сотрудники американских компаний, шесть недель работающие из дома, удаленка и самоизоляция сильно нарушают work-life balance.

Работа из дома приводит к тому, что люди работают в среднем на три часа больше каждый день, ставят будильники, чтобы не забывать есть, переписываются по работе по ночам и выходным и пытаются воспитывать детей параллельно с 13-часовым рабочим днем. «Честно говоря, я одета в ту же одежду, с которой начала в понедельник, — говорила в четверг вице-президент и глава отдела продаж и маркетинга Intel в США Рейчел Мушахвар. — Думаю, в душе я была примерно раза три».

Проблема в том, что сотрудникам некуда идти, поэтому у них как бы нет оправданий, чтобы быть недоступными для начальства и коллег, пишет Bloomberg. В краткосрочной перспективе такая активность работников может и пойти бизнесу на пользу, но чем дольше это продлится, тем больше шанс, что люди начнут испытывать слишком сильный стресс, который приведет к выгоранию.

Главные проблемы удаленной работы

• Медленный интернет и отсутствие обустроенного рабочего места. С этой проблемой столкнулось большинство компаний, а особенно те, у кого не было опыта организации удаленной работы раньше. У сотрудников возникают проблемы со связью, дома не хватает необходимого для работы оборудования — вплоть до офисного кресла.
• Провалы в коммуникации. Компания начинает использовать в работе десятки различных сервисов, приложений и платформ, сотрудники пишут в разных чатах и мессенджерах — информация теряется, нет единых правил коммуникации внутри компании.
• Потеря контроля. Разработчик SearchInform провел свой опрос и выяснил, что меньше половины компаний контролирует удаленную работу сотрудников с помощью специальных программ. Большая часть компаний не контролирует своих сотрудников, а часть из них системно не контролирует выполнение задач. В итоге во время удаленки предприниматели перестают понимать, чем заняты их сотрудники.
• Бумажный коллапс. Если у компании хотя бы часть документооборота была бумажной, быстро перевести все в цифровой вид может оказаться большой проблемой. Например, часть госкомпаний после введения первой нерабочей недели просто не смогла выйти в удаленку потому, что руководители не успели подписать бумажные приказы о переводе сотрудников на работу из дома.
• Тотальное выгорание. Эту проблему на себе прочувствовали 45% сотрудников, пишет Bloomberg. Кроме того, при работе из дома информация доходит медленнее, обратная связь не так эффективна. А еще — люди чувствуют постоянное давление со стороны начальства, пытаясь доказать, что они работают эффективно в ситуации, когда экономика под ударом и растет перспектива увольнений.
• Дисконнект с клиентами. Когда все работают удаленно, становится непонятно, насколько добросовестно ведутся клиентские базы, все ли коммерческие предложения туда попадают и все ли контакты записываются. А при увольнении сотрудник может унести всю вашу базу с собой.

Что делать

Панацеи, которая бы решила разом все проблемы удаленки, конечно, нет. Но есть платформы, которые позволят организовать ее лучше и перевести в онлайн часть процессов, которые раньше происходили только в аналоговом мире.

Одну из таких платформ делает «Битрикс24», вместе с которым мы разбирались в проблемах удаленной работы. Что она умеет:

• Фиксировать все поручения и задачи. Если вам нужно повесить баннер на сайт или запустить рекламную кампанию, нужно просто поставить задачу в «Битрикс24». Ответственный сразу поймет, что ему нужно сделать и в какие сроки.
• Ставить KPI и следить за выполнением. Например, измерять эффективность удаленной работы по количеству вовремя закрытых задач или по объему положительных и отрицательных оценок.
• Контролировать работу с клиентами. У «Битрикс24» есть CRM, куда автоматически попадает любой звонок, письмо, переписка в соцсетях или мессенджерах. Даже если сотрудник не ответит на звонок, система все равно запомнит потенциального покупателя и поставит задачу с ним связаться. Кстати, «Битрикс24» может забрать на себя часть рутинных обязанностей руководителя и подсказывать менеджерам, что делать на каждом этапе сделки.
• Оцифровывать документооборот. Согласовать отпуск, счет или документ можно быстро и в онлайн-режиме. Достаточно запустить процесс в «Битрикс24», и он пройдет по заданной цепочке к нужным сотрудникам. Инициатор всегда сможет узнать статус своего бизнес-процесса и понять, кто из ответственных тормозит согласование.
• Организовать единое рабочее пространство. В «Битрикс24» есть мессенджер, корпоративная соцсеть, облачный диск и база знаний. В ленте новостей можно писать посты для конкретных сотрудников или для всей компании, создавать рабочие группы и хранить всю важную информацию на одном ресурсе.
• Поддерживать контакт. Регулярные видеозвонки с коллегами, «пятиминутки» и планерки позволяют сотрудникам оставаться командой, чувствовать сопричастность и получать обратную связь. Для этого в «Битрикс24» есть встроенные видеозвонки до 12 человек без ограничения по времени звонка.

Пока компании массово переходят на удаленную работу, «Битрикс24» отменил лимит на число пользователей в бесплатном тарифе. Теперь пользоваться сервисом бесплатно могут компании любого размера. На бесплатном тарифе доступны видеозвонки, таск-трекер, внутренняя социальная сеть и мессенджер, конструктор сайтов, контакт-центр и CRM.

Подробнее