От поддельных счетов до недовольных соседей

Что делать, если соседи отключают электричество в вашем помещении, как организовать работу над огромным заказом в короткие сроки и почему так важно делегировать задачи?

Вместе с «Лабораторией Касперского», которая запускает проект помощи предпринимателям «Доступно новое обновление», «Бумага» публикует истории представителей петербургского бизнеса о неожиданных сложностях в работе и о цифровых инструментах, которые помогают им оптимизировать процесс.

«Доступно новое обновление» — это инициатива для поддержки малого бизнеса от «Лаборатории Касперского». Команда экспертов проводит оценку самых ярких бизнес-проектов, дает рекомендации по развитию и готовит с участниками фильм-кейс. Победители получат не только уникальный опыт, который поможет им вывести свое дело на новый уровень, но и денежный приз.

Георгий Бондарев

сооснователь магазина значков и браслетов waf-waf

— Однажды — еще в самом начале нашей работы над проектом waf-waf — нам написали наши партнеры из Москвы с вопросом, не обновляли ли мы сайт интернет-магазина. Они увидели новую версию, перейдя по рекламной ссылке. Мы удивились, потому что ничего подобного не делали. Вскоре выяснилось, что новый сайт создал наш клиент, который до этого сделал оптовый заказ значков.

Помимо сайта он также настроил рекламу и снял ролик, в котором в футболке с немного измененным логотипом waf-waf рассказал, что является основателем этой компании. На его сайте продавались купленные у нас значки, а также другие — видимо, сделанные им самим. Я сначала очень расстроился: казалось, что наш проект под угрозой. Примерно месяца два мы общались с этим человеком, пытаясь понять, чего он добивается. В какой-то момент он предложил нам купить свой сайт, обещая удалить его, как только получит деньги. В итоге мы стали его игнорировать, и в конце концов все его попытки чего-то от нас добиться сошли на нет. Свой сайт он удалил спустя примерно четыре месяца. Наш московский партнер постарался оповестить всех столичных оптовых клиентов, что это не сайт waf-waf, но небольшая часть розничных клиентов всё же попала к нему.

Сегодня наш онлайн-магазин существует уже 8 лет. Большая часть продукции делается вручную, немногое в нашей работе нуждается в цифровом формате. Но во время карантина мы стали больше пользоваться CRM-системой (программное обеспечение для автоматизации взаимодействия с клиентами — прим. «Бумаги»). В итоге мы пережили пандемию хорошо, так как у нас были и онлайн-, и офлайн-магазины. Кроме того, мы провели оптимизацию, изменили систему работы на производстве, пересмотрели количество смен, а также материалы. И сейчас, когда всё возвращается на круги своя, за счет оптимизации наша прибыль даже увеличилась.

Сергей Тонков

основатель бренда носков St. Friday Socks

— В начале своего пути, в 2016 году, мы активно выходили на рынок в том числе фешен-ритейла, который славился тем, что работал в основном по договорам реализации (поставщик передает товар, не взимая платы или получая небольшую ее часть. А получатель, приняв товар, обязан его реализовать, а затем вернуть определенную часть выручки поставщику — прим. «Бумаги»). Поскольку мы были еще совсем молоды, а задача стояла завоевать «полку», мы активно соглашались работать по таким договорам.

Мы, конечно, допускали, что по итогам сезона увидим расхождения между фактическими отгрузками и продажами в этих точках. Но к реальности оказались не готовы: отчеты подделывала большая часть магазинов, и разница между фактическими продажами и «нарисованными» была больше в несколько раз. Всё наше финансовое планирование полетело к чертям. А дальше начался цирк: на все задолженности суммой от 50 тысяч рублей мы стали подавать иски, которые выигрывали без похода в суд. Но часть этих ИП и ООО переставала вести деятельность, продолжая работу под новыми ООО, а часть обанкротилась, переходя при этом всей командой в новое юрлицо. В результате кто-то закрыл задолженность, кто-то так и повис с долгами в районе 10–15 тысяч, но большую часть денежных средств мы не получили.

Тогда и случился кассовый разрыв. Летом 2017 года я реально думал, что не там и не тот бизнес затеял. Однако нам удалось оптимизироваться и мобилизоваться. В тот период мы тратили деньги только на текущие расходы: аренду, сотрудников, пряжу, которую закупали впритык. И отказали всем текущим партнерам в договорах реализации, предложив перейти на договоры предоплаты. Кроме того, работа над диверсификацией каналов сбыта тоже начала давать свои плоды: мы начали более активно выходить в подарочно-сувенирный сегмент, развили корпоративное направление, а также наработали достаточную репутацию бренда, производителя и поставщика, чтобы отказаться от пагубной практики продажи под реализацию.

Сейчас мы постоянно экспериментируем, пробуем новые системы учета данных, безопасности и CRM. Вообще, я бы хотел открыть магазин, но не просто магазин, а настоящую точку силы для всех наших поклонников и новых людей. Но в текущее время и с такими ставками аренды это пока страшно делать.

Алина Зверева

основательница балетной студии Lets ballet!

— Наша студия расположена в центре города. Однажды преподавательница написала мне, что в зале погас свет. С щитком внутри всё было в порядке, и мы вышли проверить щиток на улице. Электрик сказал, что, видимо, у нас появился враг — кто-то подрезал нам провода.

Мы всё починили, но вскоре ситуация повторилась. Так мы поняли, что нужно действовать. Но что именно делать, было непонятно: нам никто не звонил, не писал, не жаловался. Мы опять всё починили, и через какое-то время мне всё-таки позвонила наша соседка сверху. Она сказала, что ей мешают музыка и люди, которые приходят к нам. То есть вместо того, чтобы по-человечески уладить эту ситуацию, она решила нам вредить и отключать свет. Путем переговоров мы с ней пришли к компромиссу и договорились, что после определенного времени у нас не будет вообще никакого шума, благо установленный график нам подходил. Такая вот типичная петербургская история.

А во время пандемии мы, как и многие другие, проводили занятия в Zoom и до сих пор используем этот инструмент. Например, если кто-то заболевает, то может потом позаниматься онлайн по записи. К счастью, никаких атак и взломов во время наших классов не было.

Антон Рыкачевский

сооснователь бренда аксессуаров и мебели из вторсырья 99recycle

— Конец августа, мы только начали оправляться от пандемии: в июле приходят первые заказы, и у нас постепенно начинает сходиться экономика. Мы много работаем и в какой-то момент начинаем фоново обсуждать супербольшой заказ на 7,5 тысячи сумок (до этого мы отшили 300). Вдруг выяснилось, что мы просто не успеваем по времени, и решаем оценить количество нашего сырья.

Мы работаем с обрезками других производств: разного цвета, размера и из разных материалов. Для нового заказа нам предстояло работать с обрезками ПВХ и попасть в клиентские цвета. В результате мы поняли, что нам нужно 1,5 тонны ПВХ, а у нас есть только 500 килограммов подходящих цветов. Но несмотря на дедлайны и сомнения заказчика в том, что у нас что-то получится, мы решили убедить его, что сможем завершить этот проект. И дальше были две недели сумасшедшей работы. Мы с коллегой обзвонили все предприятия в Петербурге и Ленобласти, которые работают с нужным нам материалом, и скупили у них все обрезки, которые они не успели выбросить. Мы также запустили поиск помощников в инстаграме — и за небольшие деньги попросили помочь нам подготовить материалы для кроя. На эту просьбу неожиданно откликнулись 100 человек. Две недели в мастерской непрерывно работали 10 человек — с 9 утра до 10 вечера. Они разобрали материалы, и мы с небольшим опозданием успели отдать всё в крой. В общем, реализовали проект. В этой ситуации было важно в самом начале решить, что мы можем это сделать, и работать.

Сейчас для планирования задач мы используем сервис для создания баз данных, списков дел, ведения проектов и совместной работы. Общая база знаний и трекинг задач разных отделов переехали в него, и теперь там есть дедлайны проектов, расписание сотрудников и загруженность производств, так как их у нас несколько. Всё это живет в одной централизованной системе, что очень удобно.

Наталия Геллер

совладелица бара «Пирс 28»

— Расскажу о проблеме, которая берет свои истоки с осени 2017-го, когда мы переехали из маленького барчика в помещение в два раза больше и добавили себе целый новый цех — кухню. Мы столкнулись с новым форматом работы, необходимостью скорректировать свое позиционирование и месседж для аудитории, расширить команду, стать более технологичными и дисциплинированными в плане документооборота. Только сейчас мы сильно продвинулись, набив кучу шишек.

Главный урок достался мне: в какой-то момент пришло озарение, что после опыта ведения маленького бизнеса сохраняется дурацкая привычка замыкать все процессы на себе. Казалось, это логичнее и экономичнее с управленческой точки зрения. Но на самом деле вредит работе и отнимает время. Всё это осознать и изменить мне помогла моя же команда, которая разрослась, прокачалась, созрела до важных решений и инициатив, а главное — научила меня смелее доверять зоны ответственности людям.

Сейчас у нас много планов, после пандемии идей миллион, хочется реализовать всё — но пока что мы решили увеличить количество параллельных барной деятельности проектов: хотим сохранить и переосмыслить проект «САМ-СЕБЕ-БАРМЕН» (во время пандемии бар делал набор для приготовления коктейлей в домашних условиях — прим. «Бумаги»), который родился в эпоху доставок, и наладить одно производство под своим брендом. Мы стали более «онлайновыми». В нашей жизни появилось больше онлайн-таблиц, мы начали работать с сайтом, что раньше казалось вообще неважным для бара. Освоили работу онлайн-магазинов и создание лендингов. А также планируем менять свою систему учета и автоматизации, это уже давно надо было сделать, но пандемия нас притормозила.

Игорь Ковалевский

директор школы яхтинга «Сила ветра» в Петербурге

— Яхтинг — это всегда работа с огромным количеством переменных: например, мы не можем знать точный прогноз погоды дальше чем на три дня, — и всё это требует моментального обмена информацией между сотрудниками. Важная вводная может потеряться, что повлияет на качество продукта, а это недопустимо. Мы работаем в условиях постоянного обновления данных, что требует максимума внимания в коммуникации. В общем, решение этой проблемы сейчас — одна из главных задач для меня.

За 2020 год наша команда, как и все остальные, стала проводить намного больше быстрых встреч. Мы упростили синхронизацию по проектам и сделали еще много чего. Например, из масштабного — поменяли CRM-систему, раз в 20 активнее стали пользоваться онлайн-системой управления проектами. Мы также тестируем новое решение для планирования и совместной работы над проектами, в котором задачи каждого участника видны всей команде. И еще начали упрощать коммуникацию с клиентами на сайте, для чего добавили умного бота, который пока что учится и иногда появляется там, где не нужен, — но потенциал у него отличный.

Чтобы справиться с подобными трудностями, а также помочь малому бизнесу по-новому взглянуть на свое развитие, в проекте «Доступно новое обновление» работает команда экспертов в области маркетинга, клиентского сервиса, предпринимательства и цифровизации. Специалисты разбирают с участниками основные проблемы и дают рекомендации. А история предпринимателей становится сюжетом небольшого фильма. Посмотреть, как эксперты помогают бизнесменам, можно в пилотном выпуске, героем которого стал владелец сети сайкл-студий Rock the Сycle Олег Рудаков.